業務用ソフトウェア紹介③【グループホーム向け：Verbala 福祉情報共有システム】

＜開発のきっかけ＞

東京都内でグループホームを新たに設立されたお客様からご相談があり、以前このブログでご紹介させて頂いた　【グループホーム向け：支援記録管理システム】（※参照）　を利用したいとお話を頂きました。

※【グループホーム向け：支援記録管理システム】
業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】其の一
業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】其の二
業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】其の三

ただ、今回のお客様の場合、この支援記録管理システム位の高機能でなくても良いので、「場所を問わずに、どこからでも使いたい」、「訪問看護や関係各所とも、データを共有したい」　というご要望が強くありました。

確かに、以前作成した支援記録管理システムは安全性を考慮して、VPNネットワーク内での利用を想定しており、いつでもどこからでもアクセス、、、するには事前設定が必要な事もあり厳しく、気軽に訪問看護や関係各所とのデータ共有、、、という訳にはいきません。それならば、、、という事でWebベースで開発する事になりました。



＜どんなソフトウェア？＞

全部はお見せ出来ませんが、抜粋で掲載していますので、ある程度イメージして頂けるかなと思います。
また、ランディングページも用意したので、こちらも併せてお読み頂ければ幸いです。

コチラもぜひ見てね♪　Verbala 福祉情報共有システムって何！？


１．ダッシュボード



トップページは、ダッシュボードとなっており、各種情報の最新の登録状況を、一目で確認する事が出来ます。
そのため、「あっ、ＸＸＸさんの情報が追加された！」など、すぐにわかります。


２．利用者情報検索



一番ベースとなる利用者情報を検索する事が出来ます。
もちろん、共有設定を行った訪問看護や関係各所と、特定の利用者の情報だけを共有する事も可能です。
またその逆も可能です。


３．利用者情報登録



ここでは、利用者情報を追加・更新・削除する事が出来ます。
全部をお見せ出来ませんが、基本的な情報に加え、福祉に関する情報、医療に関する情報、その他の付加情報、さらに添付ファイルも登録する事が出来ます。
項目数だけでいうと、以前作成したシステム同様、アセスメントシートとして利用できるくらい、かなりの情報を分類して登録する事が可能です。もちろん、登録するのは使う項目だけで大丈夫です。


４．支援記録検索



一番利用頻度が高いと思う支援記録情報を検索する事が出来ます。
もちろん、この支援記録も共有設定を行った訪問看護や関係各所と、特定の利用者の情報だけを共有する事も可能です。
また、詳細検索や検索した結果の一括ダウンロードも可能です。


５．支援記録登録



ここでは、日々の支援記録情報を追加・更新・削除するする事が出来ます。
項目としては、日付やステータス、支援内容（最大6種類）を入力する事が可能です。
ですので、例えば、
　① 支援内容
　② 精神状態／服薬状況
　③ 作業／対人関係
　④ 実施看護内容
　⑤ サービス内容
　⑥ 訪問先
と設定（タイトルは自由です）する事が出来ます。
そんなに必要ないよという時は、支援内容を最小1つにまで減らす事も可能です。
上記画像だと、2種類の項目を入力できるようにしてあります。


６．他の機能

他には、日々の日報を記録する機能や、ある利用者さんの情報をみんなで共有したり、相談する事が出来る場所としての掲示板機能など、いくつかあります。ただ、どの機能も多機能／高機能化して複雑になることを避け、初めての方でも説明書不要で、PC/スマホに不慣れな方でも、すぐにご利用頂ける様、シンプルに作り込んであります。



公式キャラクター：バーバラ

このシステムの公式キャラクター「バーバラ」ちゃん（？）です。一応、性別は未設定となっています。
このシステムの語源：バーバライゼーション、、、言葉で伝える、、、だったかな💦、、、を意識して、イラストレーターの方に書いて頂きました。





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業務用ソフトウェア紹介②【青年会議所向け：わんぱく相撲申込システム】

②【青年会議所向け：わんぱく相撲申込システム】


　https://wanpaku-sumo.com/


＜どんなお客様＞

こちらは以前所属していた、東村山青年会議所です。


＜運用導入のきっかけ＞

今までのわんぱく相撲の申込み手続きの流れは、
　１．申込用紙を各小学校に配布
　２．各小学校の先生が回収
　３．締め切り後に学校毎に回収
　４．回収した申込用紙を手作業で集計
　５．Excelでリスト作成
　６．申込確認ハガキに印刷し発送
という流れでした。

ところが、青年会議所メンバーは決して多くありません。また平日は仕事をしているメンバーは作業できる時間は限られています。
その中、年々参加人数が多くなるにつれて、以下のような様々な問題点が出てきました。

※．わんぱく相撲については、コチラをお読み下さい。


＜主な問題点＞

　１．回収した申込用紙を手作業で集計　→　参加者人数が多いので、とても大変💦
　２．Excelでリスト作成　→　Excelに手作業で転記しなければならない。また未記入項目や、誤字脱字、字が読めない場合、1件づつ電話確認しなければならず、これも人数参加者が多いので、とても大変💦

その解決策として、オリジナルの業務用ソフトウェアを開発し、Web申込みにしようという事になりました。　


＜主な改善点＞

このシステムを作成することで、
　１．申込状況の集計結果をリアルタイムで把握できる
　２．申込結果を、いつでもExcel形式で一括ダウンロードできる
　３．申込みや申込内容の確認・修正を参加者自身が24時間行える（許可された申込期間のみ）
様になりました。さらに
　おまけ１．学校の先生に回収をお願いしないで済むようになった
　おまけ２．「斎」「渡」の様な類似漢字の誤記入が無くなった(笑)
様になりました。


＜どんなソフトウェア？＞

申込期間はすでに終わっているため、ある程度抜粋していますが、イメージは伝わるかなと思います。
ちなみに、レスポンシブデザインのため、スマホ／タブレットからでも操作が可能です。


【TOP】



【申込仮受付】



【一般ログイン】



【利用の流れ】



【青年会議所メンバーログイン】



【参加者情報検索】

…ここで、参加者情報を検索したり、検索結果を一括ダウンロードできます。
申込者自身でも登録内容の修正ができますが、青年会議所メンバーであればこの画面から同様の操作が可能です。
また、Web申込が行えない参加者（Fax申込など）の代わりに、ここから参加者情報を登録する事も可能です。


…CSV形式でダウンロードした結果です。


【保護者（親）情報登録】

…保護者情報は、名前やメールアドレス、パスワードの他、参加者の住所などを登録します。


【参加者（子供）情報登録】

…ひとつの家庭に、複数の参加者を登録する事ができます。
参加者の情報は、学年、性別、身長、体重などの他、下の方にある任意の項目も登録できます。
これらの項目は、マスターで項目の増減や文言を編集可能です。


【お問合わせ】

…ここに表示される名称や宛先のメールアドレスは、青年会議所情報から変更できます。


【申込状況集計】

…申込状況を集計した結果を、リアルタイムに把握できます。


【ログイン情報】

…様々な画面に表示される青年会議所情報やログインユーザ情報は、いつでも編集できます。


【申込受付設定変更】

…通常は、設定した申込期間のみ受付が可能となり、申込日を過ぎると自動的に申込が出来なくなります。
また、任意でいつでも常時許可／拒否に変更できます。


【申込詳細設定変更】

申込みを受け付ける前に読んでもらう参加規約や、登録完了後に参加者に送るメールへの補足文、申込時に登録してもらう追加項目を設定できます。


【学校情報検索】

…参加者が申込み時に選択できる小学校情報も、検索や追加／編集／削除ができます。


【参加者データ全削除】

…参加者の情報は、翌年に引き継がないという考え方で作成しているため、大会終了後に全データを一括削除する機能も作成しました。。。復元不可なので、これを行う時はなかなかビビると思います💦



おしまい！


最後までお読み頂きありがとうございました。
もしご興味がわきましたら、弊社までお気軽にお問い合わせ下さい。



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業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】其の三

業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】の続きです。

＜どんなソフトウェア？＞

全部はお見せ出来ませんが、抜粋で掲載していますので、ある程度イメージして頂けるかなと思います。



【支援実績】


・支援実績登録画面

…支援実績では、請求業務に必要な資料を登録できます。
この際、一部の項目は既に登録済の支援記録から、自動的に取得します。



…登録したデータは、「サービス提供実績記録票」として、PDF形式／Excel形式で出力できます。


【その他：空室状況】



…この画面では、所有している建物について、利用者が入居している部屋／空いている部屋／すべての部屋などを確認できます。


【その他：各種帳票出力】



…この画面では、先に紹介した帳票も含め、様々な帳票を条件を指定してPDF形式／Excel形式で出力できます。


【その他：事業日誌】



…管理者だけが閲覧／編集できる事業日誌を登録できます。
業務連絡的な利用ですね。


【その他：編集確定】



…名前からは想像しにくいのですが、このシステムは、一度登録した支援記録は、一定期間過ぎたら編集できない様にロックしています。ただし、万が一の時のために、そのロックを管理者が一時的に解除するための機能です。


【その他：マスタメンテナンス】


…管理者が、システムにログインするユーザのシステム権限やアクセスできるユニット、各画面のリストボックスに表示される内容など、様々なマスタデータを検索する画面です。



…マスタデータを登録できます。この様にマスタデータごとに画面が異なりますが、基本的な使い方はすべて同じです。


おしまい！

最後までお読み頂きありがとうございました。
もしご興味がわきましたら、弊社までお気軽にお問い合わせ下さい。



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業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】其の二

業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】の続きです。

＜どんなソフトウェア？＞

全部はお見せ出来ませんが、抜粋で掲載していますので、ある程度イメージして頂けるかなと思います。



【支援記録】


・支援記録検索画面

…登録済の支援記録データを検索できます。その際、期間やフリーワードなど、様々な条件を指定したり、検索条件を保存／呼び出す事もできます。
また検索結果には、手帳の有効期限が切れそう／切れた人が分かるようになっています。


・支援記録登録画面

…実際の支援記録の内容を登録できます。
記録は、人毎／日付毎／時間毎に記録しますが、自分が登録したデータ以外は編集できません。
また、編集確定日という日時があり、通常は一定以上過去のデータは編集をロックします。



…本人状態は選択式です。（この本人状態はマスタメンテナンス機能で変更可能です。）



…支援種別は選択式です。（この支援種別はマスタメンテナンス機能で変更可能です。）



…登録した支援記録は、出力（プリンターで印刷／PDF形式で保存）が可能です。


…登録した支援記録は、「共同生活援助サービス提供実績記録票」として、出力（プリンターで印刷／PDF形式で保存）が可能です。


次回へ続く、、、


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業務用ソフトウェア紹介①【グループホーム向け：支援記録管理システム】其の一

①【グループホーム向け：支援記録管理システム】


＜どんなお客様＞

こちらは東京都内で活動されている、特定非営利活動法人様（NPO法人）です。

主な業務内容は、障害者総合支援法にもとづく共同生活援助を行っていらっしゃるところです。


＜運用導入のきっかけ＞

自社で行っているサービスの利用者様に関する個人情報や、そこに関わる様々な情報、そして何より日々の活動業務を記録し、従業員間で共有していく必要があります。また、各種申請に必要な帳票を出力も必要です。
元々は、Accessを利用した市販ソフトウェアを導入されていましたが、今後も使い続けていくには、いくつも問題点がありました。

【主な問題点】

　・Accessで作成されているため、他人数での同時利用が困難である。
　・事業所が増えていく中で、他事業所間とのデータ共有が困難である。
　・市販製のため、利用しないメニューが多すぎ、わかりにくい。
　・カスタマイズが困難である。


その解決策として、オリジナルの業務用ソフトウェアを開発しようという事になりました。
また、東京都内に10か所以上ある事業所をVPNネットワークで繋ぎ、データ共有も実現しました。


＜どんなソフトウェア？＞

全部はお見せ出来ませんが、抜粋で掲載していますので、ある程度イメージして頂けるかなと思います。



【インストールから起動】


・インストール／起動

…ClickOnceという方法で、Webページからインストールして起動まで、誰でもポチポチっと簡単にできます。
また、バージョンチェックも行ない、常に最新版で利用できるため、古いパソコンで久しぶりに起動したらバージョンが古かった、、、なんてこともありません。もちろん、VPNネットワーク外（社外）からのアクセスもできません。


・ログイン画面

…セキュリティ対策として、ユーザ毎にログインが必要になります。また、同一ユーザの複数端末からの同時ログインはブロックします。また、誰がどの端末から何月何日何時にログインしているかといったリアルタイム情報も見れ、ユーザ毎端末毎にログ情報も残しています。


・メインメニュー画面

…分かり易いシングルフォームで作成しています。また、画面上部には、共通インターフェースとして、ファンクションキーも備えています。


・お知らせ

…バージョンアップや業務連絡で新規情報（未読）があると、お知らせ画面を自動的に表示します。



【利用者情報】


・利用者情報検索

…登録済の利用者情報を検索します。新規で登録する時もここから始めます。


・利用者情報登録

…利用者に関する個人情報や関わりのある情報を登録します。
また、顔写真や添付ファイルなど、テキストデータ以外も同時に登録できます。
また、入居先と呼んでいるユニットを登録する事で、この利用者データへのアクセス権も、システムを利用するユーザ毎に制御できます。
例えば、従業員の「Aさん」は、ユニット「XXX」と「YYY」の担当だから、ユニット「ZZZ」に入居している利用者「Bさん」のデータは、閲覧／編集できません、、、といった細かな制御も可能です。



…ここでは、福祉サービスや利用機関を登録します。



…ここでは、医療に関する受給者証や医療機関の情報を登録します。



…ここでは、年金や様々な手帳に関する情報を登録します。



…ここでは、関係する支援者に関する情報を登録します。



…ここでは、家族構成や生活歴といったアセスメント情報を登録します。



…ここでは、顔写真以外の添付ファイルを格納します。
ファイル形式や容量制限はないため、Excel／Word／PDF／画像／映像／音声、、、などいくつでも登録できます。


次回へ続く、、、


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