第42回:Excel/Wordによるひな形文書作成

本日ご紹介する内容は、とある企業様から、、、

【ご依頼内容】

 業務で利用する請求書などのドキュメントを、Excelで作成して欲しい。


【お仕事内容】

 ご依頼内容そのままですが、Microsoft Office Excel/Wordを使ったひな形文書作成です。
 以下は、サンプルです。
 2014-05-01-01.jpg 2014-05-01-02.jpg 2014-05-01-03.jpg 2014-05-01-04.jpg 2014-05-01-05.jpg 2014-05-01-06.jpg



ひな形文書って何!?

 2014-04-14-05.png


 業務で利用するビジネス文書には、様々な種類や書式があります。
 わかりやすい例でご説明すると、代表的なものとして、

 ・見積書
 ・注文請書
 ・請求書/請求内訳書
 ・領収書
 ・納品書
 ・報告書
 ・議事録

などがあります。これ以外にも、業種ごとに多々あります。
弊社のソフトウェア開発を例に挙げれば、上記以外にも、

 ・要求仕様書
 ・開発計画書
 ・基本設計書
 ・データベース設計書
 ・詳細設計書
 ・試験仕様書
 ・移行計画書
 ・操作マニュアル

などがあります。(文書の種類は、業種により様々なので、あえて突っ込まないで下さいねぇ~)
これらの文書は、通常クライアントごと、あるいは案件ごとに作成しますが、
毎回一から作成すると、膨大な手間が掛かります。
また、複数人がそれぞれ作成すると、作成する人によって、微妙に違ったりして、社内で統一も図れません。

そこで、ベースとなる文書を作成しておき、顧客名や日付、価格といった毎回変動する箇所だけを、穴埋め式になる様に作成しておきます。これを、ひな形文書と呼んでいます。
ひな形文書は共有フォルダなど一か所に保管しておき、使うときは、これを自分のパソコンにコピーして使います。


ひな形文書があると、何がいいの!?

 2014-04-14-03.png


ひな形文書を作成しておくことで、ベテランが作っても、新人が作っても、内容が同じであれば、
同じ文書が同じ時間(ほぼ)で作成できます。これにより、

 ・書式の統一: 社内で書式が統一されます。
        (○○さんが作った文書は見にくぃ~、、、といったことがありません。)
 ・作業時間の短縮: 毎回作成する手間が省けます。
        (××さんが作ると時間が掛かるぅ~、、、といったことがありません。)
 ・品質の向上: 誰が作成しても同じ書式文書となり、対社外的にも信頼が得られます。
        (△△会社の文書は、毎回違ってわかりにくぃ~、、、といったことがありません。)
 ・視認性の向上: 誰が作成しても同じ書式、、、つまり読み手は要点をつかみやすいです。
        (書式が毎回違うから、見るのに苦労するぅ~、、、といったことがありません。)
 ・保守性の向上: 文書改定時も、管理場所のファイルだけを更新するだけで済みます。
        (あの人の書式だけ古ぃ~、、、といったことがありません。)


と当たり前の事ばかりですが、メリットが非常に大きいです。この辺が、ITの素晴らしいところです。


ひな形文書って、頼まなければいけないほど難しいこと!?

 2014-04-14-11.png


文書を作成するだけなら、特に難しいことはありませんので、自社で自分で作成できます。
あとは、運用ルールさえしっかり決めて、きちんと守れば、特別に頼まなければいけないことはありません。
弊社がご依頼を頂く場合は、

 ・入力を一回で済ませたい
  複数の文書、例えば、見積書/注文請書/請求書/領収書/納品書があった場合、それぞれの文書ごとに
  顧客名や金額を入力すると、手間が掛かったり、ミスが発生しやすくなります。
  この時に、一回入力した内容を、自動的に他の文書にも反映させたい、、、といった場合です。

 ・過去の入力データを呼出したい
  同じクライアントから、あるいは類似した案件があった場合、
  過去のデータから自動的に値をセットしたい、、、といった場合です。

といった、半自動化/自動化をご希望の場合です。
この場合、簡単なケースであればExcelの数式、少し複雑な場合は、Excel/WordのVBA(Visual Basic for Applications)、かなり複雑な場合は、ソフトウェアを作成して対応しています。


最後に

 2014-04-14-04.png


 ひな形文書の活用は、いまではどこの企業様/事業主様でも行っている方がほとんどです。
 ですが、少し複雑な文書だからひな形が作れない社内統一が図れていないといったことも、
 珍しくありません。毎日の些細な作業でも、回数が多ければそれだけ、作業時間もかかり、人為的な
 ミスも発生しやすくなります。
 ITをうまく活用することで、目指すは 業務の効率化/作業時間の短縮/品質の向上
 、、、お悩みの際はぜひご相談下さい。手書きのイメージからでも作成いたします(*‘∀‘)



【宣伝・・・(*´ω`)】

タイトルロゴ3

 システム葵では、個人様向けでも企業様向けでも、パソコン修理から、パソコン設定、パソコンの使い方、LAN環境構築、ソフトウェア開発まで、様々な実績がありますので、困ったことがあれば、お気軽にご相談下さい。
関連記事

テーマ : パソコンサポート
ジャンル : コンピュータ

コメントの投稿

非公開コメント

検索フォーム
最新記事
カテゴリ
全記事表示リンク

全ての記事を表示する

最新コメント
プロフィール

ITLife

Author:ITLife
システム葵新井聡太です。
東京都東村山市に生まれ、ここで育ち、ここで結婚し、システムエンジニア一筋で十数年やってきました。
ここでは主に、パソコンを中心にITに関わることを備忘録として残していきたいと思います。
少しでも来ていただいた方のお役に立てたら幸いです。
m(_ _)m

p.s
ここで紹介している内容は一例です。すべては、自己責任でお願いします。

カレンダー
10 | 2017/11 | 12
- - - 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 - -
訪問数
月別アーカイブ
リンク